Non è GenAI che deve far morire Powerpoint e Excel
Altri sono i motivi, strutturali e ben diversi dalla moda del momento
Non passa giorno senza che mi capiti di leggere l’ennesimo articolo in cui si dice che GenAI farà morire o scomparire quella tal professione o quel tal strumento. È una visione alquanto semplicistica secondo la quale l’impatto del digitale e in particolare di GenAI si riduce sostanziamente ad automatizzare una procedura o un compito. Se prima qualcuno o qualcosa faceva una operazione, adesso GenAI la fa in autonomia e quindi cancella quanto preesisteva. GenAI è visto come un sostituto più capace dell’esistente.
È un trend che spesso ha accompagnato e accompagna lo sviluppo del digitale: esso è percepito come un rimpiazzo dell’attività umana o comunque dello status quo. Ovviamente, è anche questo, in quanto è indubbio che grazie al digitale molti compiti banali o ripetitivi possono essere automatizzati e “tolti” alle persone. Ma non è solo questo o, ancor meglio, non è questo il vero ruolo del digitale.
Se vogliamo, si torna sempre ad una questione di fondo: digitalizzazione vs trasformazione digitale. Troppe volte noi pensiamo che le tecnologie servano a digitalizzare, cioè a svolgere in modo più efficiente tramite strumenti informatici le stesse cose che prima erano fatte manualmente e in altro modo.
Non è così.
Le tecnologie e i servizi digitali devono servire ad innovare il modo di operare di un’organizzazione/persona e non semplicemente ad automatizzarlo. Non si tratta di fare in modo più efficiente i lavori e i compiti del passato, quanto di capire come saranno quelli del futuro grazie al digitale.
In questo senso, sono totalmente fuori bersaglio i proclami che cantano la morte di Powerpoint ed Excel, non tanto perché non sia vero che ne facciamo un uso spesso errato e che sia quindi salutare superarli, ma perché associano questo superamento a motivi e driver sbagliati.
L’assunto di fondo è che Powerpoint e Excel moriranno perché la produzione di presentazioni e spreadsheet, grazie a GenAI, diverrà un processo automatico.
Di seguito un esempio preso a caso tra i tanti:
Continuo ad essere sempre molto sospettoso di fronte a queste capacità taumaturgiche che sarebbero possedute dall’Intelligenza Artificiale. Ma la vera critica è un’altra, meno emotiva e più radicale: si assume che GenAI faccia in automatico ciò che facevamo prima, senza porsi il tema di come la tecnologia possa e debba cambiare il nostro modo di lavorare.
Vediamo un esempio molto semplice.
Spesso noi realizziamo in Excel modelli decisionali o sistemi di stima che alimentiamo in modo più o meno automatico dai nostri sistemi aziendali. La vera innovazione non è generare fogli Excel grazie a GenAI, quanto eliminare Excel tout court, eliminare i fogli di calcolo sparsi nei computer delle persone (con tutte le ridondanze e incosistenze che ben conosciamo) ed avere dashboard o cockpit o comunque strumenti di analisi strutturati e diffusi che garantiscano la single source of truth ed eliminino strutturalmente inconsistenze e duplicazioni. È un processo che richiede un ripensamento dell’organizzazione, dei suoi processi, delle sue infrastrutture e servizi digitali e del suo modo di operare, altro che “usate ChatGPT”!
Quando ero in Cefriel eliminammo Excel non perché c’era GenAi, ma perché sostituimmo tutti i fogli Excel con basi di dati condivise e PowerBI. Certamente, in PowerBI adesso ha senso usare anche GenAI per migliorare la capacità di analisi, ma non è certo stata GenAI il driver per “uccidere” Excel. Excel doveva morire per ben altri e strutturali motivi: eliminare fonti informative estemporanee e destrutturate, eliminare ridondanza e replicazioni di dati e elaborazioni, eliminare incertezze sull’interpretazione delle informazioni (“Questo spreadsheet è l’ultima versione? È il tuo o il mio?”). Molte “rivoluzioni annunciate” servono ad usare ancor di più Excel, come implicitamente evidenziano alcuni passaggi del post LinkedIn che citavo poco fa: sono strumenti che automatizzano la creazione di un foglio Excel o lo arricchiscono. “I don’t understand why people are not using AI in Excel”. Altro che RIP Excel.
Lo stesso vale per Powerpoint. Molto spesso noi non facciamo altro che inserire in Powerpoint informazioni che estraiamo da altri strumenti e piattaforme. Il punto non è generare in automatico quelle stesse slide, ma avere la possibilità si sintetizzare informazioni e modelli direttamente laddove l’informazione risiede senza proprio dover creare slides. Un Powerpoint slide deck dovrebbe essere sostituito dalla navigazione di strumenti aziendali che nativamente contengono e visualizzano quelle informazioni.
Certamente, soprattutto Excel è uno straordinario strumento per fare velocemente elaborazioni preliminari o anche prototipi di strumenti che sarebbe bene poi sviluppare in modo strutturato. Ma noi abbiamo trasformato il senso e l’uso di Excel considerandolo una sorta di coltellino svizzero mille usi da utilizzare al volo in qualunque circostanza. È questo il problema chiave che non si risolve trovando uno strumento “intelligente” per continuare a creare spreadsheet ancorché più velocemente.
Il problema di fondo è ritenere che l’innovazione sia l’automazione del passato, ovviamente a basso costo, o un cerotto da applicare al volo al problema contingente. Al contrario, modernizzare, innovare, trasformare richiede di ripensare il presente per immaginare un futuro diverso capace di sfruttare in modo nuovo gli strumenti che ci vengono messi a disposizione. Pensare che GenAI sia “solo” un mezzo efficiente per generare o arricchire fogli Excel è un torto che facciamo a GenAI e, più importante, alla nostra intelligenza e creatività.